Trung tâm hỗ trợ

Dịch vụ Email Pro
+ -

I.Khái Niệm

– Thư điện tử hay email là một hệ thống chuyển nhận thư từ qua các mạng máy tính. Các dịch vụ thư điện tử có thể được cung ứng miễn phí hay có lệ phí tuỳ theo nhu cầu và mục đích của ngưòi dùng.

– Phần mềm thư điện tử (email software) là loại phần mềm nhằm hỗ trợ cho người dùng việc chuyển và nhận các mẫu thông tin (thường là dạng chữ). Phần mềm thư điện tử giúp đỡ cho việc tiến hành soạn thảo, gửi, nhận, đọc, in, xoá hay lưu giữ các (điện) thư. Có hai trường hợp phân biệt phần mềm thư điện tử là:

Loại phần mềm thư điện tử được cài đặt trên từng máy tính của người dùng gọi là email client, hay phần mềm thư điện tử (cho) máy khách. Các ví dụ loại phần mềm này bao gồm: Microsoft Outlook, Microsoft Outlook Express, Netscape Comunicator, hay Eudora.
Ngược lại, loại phần mềm thư điện tử không cần phải cài đặt mà nó được cung ứng bởi các máy chủ (web server) trên Internet gọi là WebMail, hay Phần mềm thư điện tử qua Web. Ví dụ loại này là mail.Yahoo.com, hay mail.matbao.com.

II.Tính Năng.

– Để tạo được hộp mail theo tên miền, trước tiên bạn cần có tên miền.

– Tại CHILI, bạn có thể tạo hộp mail theo tên miền bằng cách đăng ký dịch vụ Mail Pro

– Mail Pro là một dịch vụ thư điện tử được cung cấp trên một hệ thống máy chủ chuyên biệt với những tính năng bảo mật cao.

♦ Các tính năng của Email pro

– Bảo mật & An toàn

Chứng thực SSL cho kết nối POP3, SMTP, IMAP, WebMail. Bạn có thể dùng miễn phí không cần chứng thực (Self-Signed) hoặc mua thêm SSL được chứng thực bởi GlobalSign hoặc RapidSSL từ website của chúng tôi.
Một khi các kết nối được mã hóa, sẽ không ai có thể đánh hơi dữ liệu truyền qua đường dẫn mạng ở bất kỳ điểm nào từ máy tính của bạn đến máy chủ của chúng tôi.

-Định tuyến và Dự phòng máy chủ SMTP

SMTP là máy chủ dùng để gởi thư, đôi khi nó có thể có vài sự cố thông thường như nghẽn mạng, IP bị Black List, bị máy chủ của người nhận từ chối… Trong những trường hợp này, chúng tôi có những đường truyền Internet dự phòng để định tuyến lại hướng đi của Email, hoặc dùng thêm máy chủ SMTP để giảm tải và đảm bảo hoạt động cho thư từ giao dịch của bạn.

-Chống Spam và Virus

Hệ thống của bạn thuê dùng sẽ được trang bị SpamAssassin nổi tiếng, đảm bảo tỉ lệ chính xác 99.9% và có thể tùy chỉnh khi bạn yêu cầu.
Chúng tôi cũng tích hợp Kaspersky Antivirus được thiết kế riêng cho máy chủ Email, bảo vệ máy tính của bạn khỏi các loại sâu, virus và phần mềm nguy hại.

– Mở rộng dễ dàng

Không thể dự trù được công ty bạn lớn mạnh đến đâu, do đó giải pháp chúng tôi lựa chọn luôn có khả năng mở rộng. Bạn có thể thuê 2 hay 3 Email Server Riêng, yêu cầu chúng tôi kết nối chúng lại với nhau để cân bằng tải hay đáp ứng hoạt động 24/24 thông suốt.

– Giao diện dành cho di động (Mobile)

WebMail có giao diện dành riêng qua điện thoại thông minh (Smart Phones). Bạn sẽ dễ thao tác hơn với trình bày đơn giản, tiết kiệm lưu lượng dữ liệu di động.

-Hỗ trợ ưu tiên

Vì là dịch vụ cao cấp, vì chúng tôi thay bạn quản trị và hỗ trợ kỹ thuật, bạn có thể liên hệ chúng tôi bất kỳ lúc nào và nhận sự hỗ trợ ưu tiên nhất.

-Chứng thực SPF / DKIM / DomainKeys

Chúng tôi cấu hình miễn phí bản ghi SPF, DKIM và DomainKeys để chứng thực người gởi và đảm bảo nội dung thư tín không bị thay đổi trong quá trình truyền đi. Việc này sẽ giúp các máy chủ Email khác dễ dàng chấp nhận Email của bạn gởi đến.

– Nâng cấp tức thời

Email Server Riêng sử dụng hệ thống lưu trữ RAID 10 nằm ngoài, vì vậy, chúng tôi có thể nới rộng dung lượng thuê thêm bất kỳ lúc nào mà không phải tạm dừng dịch vụ.

Bộ nhớ của Email Server Riêng được cấp thêm tự động, chúng tôi cung cấp dịch vụ và quản trị chứ không đơn thuần chỉ cho bạn thuê một cái Server.

-Theo dõi Email gởi đến và gởi đi

Chúng tôi có thể gởi cho người quản trị của bạn một bản sao của Email gởi đi hay đến nhằm mục đích kiểm soát rò rỉ thông tin. Bạn có thể có nhiều người quản trị chia thành từng nhóm, một người quản trị chỉ nhận bản sao của một nhóm nào đó.

Bản sao của Email cũng có thể cấu hình tự động xóa đi để giải phóng dung lượng lưu trữ, tiết kiệm chi phí của bạn.

-Sao lưu định kỳ

Chúng tôi sao lưu định kỳ tất cả email đang có trên máy chủ và khôi phục nó khi bạn có yêu cầu.

Để sao lưu tất cả thư từ hàng ngày, bạn có thể yêu cầu chúng tôi cấu hình để máy chủ chép tất cả thư đó vào một hộp thư chung hoặc nén nó lại theo ngày/tháng/năm để bạn tải về lưu trữ.

♦ Các gói dịch vụ email CHILI cung cấp:

Vì sao bạn nên đăng ký dịch vụ Email trong khi đã có Google, Yahoo miễn phí, thậm chí là Email miễn phí kèm theo gói Web Hosting?

Email miễn phí hoặc giá rẻ bạn sẽ đau đầu với Spam, Virus, Email giả mạo, đặc biệt là Black List (IP của máy chủ bị từ chối) khiến Email không thể đến tay khách hàng của bạn.
Email miễn phí hoạt động thiếu ổn định và không được ưu tiên xử lý, không có dự phòng trong trường hợp có sự cố.

Việc kinh doanh của bạn dù lớn hay nhỏ đều phải cần Email, nhất là khi mà độ tin cậy của Email trở thành một trong những yếu tố quan trọng để bạn tiếp cận khách và giao dịch với khách hàng. Một thư tín không đến kịp lúc hay thất lạc đều có thể gây tổn hại đến doanh số hay xấu hơn là gây hiểu lầm giữa đôi bên.

Hiện nay, CHILI đang cung cấp các gói dịch vụ như sau:

1. Email Pro1 -> Email Pro5

Email Pro1 thừa hưởng mọi tính năng của email chuyên nghiệp nhưng là dịch vụ được tinh gọn dành cho khách hàng cần Email giao dịch tin cậy với chi phí thấp nhất.
Dịch vụ cho phép bạn dùng tên miền riêng và 01 địa chỉ Email. Bạn không cần có IT giỏi Email để lo lắng về vấn đề kỹ thuật, chúng tôi tiếp nhận, hỗ trợ và xử lý mọi thắc của bạn với mức ưu tiên cao nhất.
Các gói email từ Email Pro4 -> Email Pro5 sử dụng cho các Doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh muốn tạo nhiều tài khoản Email cho nhân viên.

2. Email Pro6

– Email Pro6 là dịch vụ Email Server Riêng trước kia thừa hưởng mọi tính năng và hỗ trợ như Mail Pro nhưng bạn có thể yêu cầu tùy chỉnh nhiều thông số và không phải chia sẻ IP.

– Với 01 IP riêng sẽ giúp bạn hạn chế tối đa việc email gởi đi bị từ chối do địa chỉ IP nằm trong Black List (sổ đen của các nhà cung cấp dịch vụ Email, Gmail, Yahoo…).

– Đặc điểm của Email Pro6:

Dùng server riêng và 01 IP
250 Gigabytes dung lượng
Không giới hạn địa chỉ Email
5 tên miền phụ + Địa chỉ Email riêng cho từng tên miền
Số lượng Email không giới hạn
Tùy chỉnh dung lượng Email Gởi/Nhận
Tùy chỉnh AntiSpam & AntiVirus

III.Bảng Thông Số Và So Sánh Các Gói Dịch Vụ

Mail Pro	Mail web hosting
– Email chạy trên server Email riêng biệt hoàn toàn, chứ không chạy kèm theo dịch vụ khác. – Khả năng Bảo mật cao – Hạn chế Email bị rơi vào Email spam – Toàn quyền setup tài khoản – File đính kèm tối đa 12MB – CHống Spam / Antivirut – Chế độ Theo dõi email của nhân viên	– Email dùng chung trên Hosting chạy song song Website – Bảo mật yếu – Email gửi nhận hay rơi vào Email Spam – Bị giới hạn – File đính kèm chỉ tối ta 2MB – Không có – Không có

Lưu ý:

Bạn có thể gửi Email 1 ngày trung bình 500 Email/Ngày/Account. Việc gởi số lượng lớn sẽ làm cho email rơi vào spam nên bạn cần hạn chế gửi quá 500 mail/ngày/account.
Email Pro Có thể gửi file đính kèm tốt nhất khoảng 12 MB. Bạn có thể gửi nhiều hơn 12 MB nhưng còn tùy thuộc vào đường truyền gửi và nhận.

V.Đặc Điểm Và Và Đối Tương Khách Hàng Tư Vấn Theo Từng Gói.

1.Đối với dịch vụ email pro 01

Dịch vụ cho phép bạn sử dụng tên miền riêng và 01 gói địa chỉ Email này để tạo ra 1 địa chỉ Email theo tên miền riêng. Phù hợp với cá nhân có nhu cầu sử dụng 1 địa chỉ email theo tên miền

Ưu điểm:

Tạo sự tin cậy và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp
Kiểm tra email mọi nơi mọi lúc
Giao diện dành cho di động, tương thích nhiều thiết bị khác
Đơn giản khi sử dụng
Theo dõi Email gởi đến và gởi đi của nhân viên
Kiểm soát lưu lượng sử dụng
Mã hóa dữ liệu truyền đến máy chủ, độ bảo mật cao
Chống Spam và Virus

2. Email Pro 02- Email Pro 05

Gói Email sử dụng cho các Doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh muốn tạo nhiều tài khoản Email cho Nhân viên.

Phù hợp với những cá nhân kinh doanh hoặc doanh nghiệp muốn sử dụng số lượng dưới 200 địa chỉ email

Ưu điểm:

Tạo sự tin cậy và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp
Kiểm tra email mọi nơi mọi lúc
Giao diện dành cho di động, tương thích nhiều thiết bị khác
Đơn giản khi sử dụng
Theo dõi Email gởi đến và gởi đi của nhân viên
Kiểm soát lưu lượng sử dụng
Mã hóa dữ liệu truyền đến máy chủ, độ bảo mật cao
Chống Spam và Virus

3.Email Pro 06

Email Pro 06 bạn có thể yêu cầu tùy chỉnh nhiều thông số và không phải chia sẻ IP. Với giải pháp Email Pro 06 này sẽ giúp cho các Khách hàng có nhu cầu sử dụng lượng email lớn, tạo nhiều tài khoản cho nhân viên, đặc biệt với gói này Khách hàng có thể chạy nhiều cái tên miền (5 tên miền) tương đương các đuôi email với tên miền khác nhau trên gói này mà không cần phải trả phí thêm

Với 01 IP riêng sẽ giúp bạn hạn chế tối đa việc email gởi đi bị từ chối do địa chỉ IP nằm trong Black List (sổ đen của các nhà cung cấp dịch vụ Email, Gmail, Yahoo…).

Phù hợp với Doanh nghiệp lớn muốn tạo số lượng trên 200 địa chỉ email .

Đặc điểm của email Pro 06:

250 Gigabytes dung lượng
Không giới hạn địa chỉ Email
5 tên miền phụ + Địa chỉ Email riêng cho từng tên miền (Sử dụng được nhiều tên miền)
Tùy chỉnh dung lượng Email Gởi/Nhận
Tùy chỉnh AntiSpam & AntiVirus
Với IP riêng bảo đảm việc gửi mail thông suốt
Theo dõi Email gởi đến và gởi đi
Lượng email gửi lớn ổn định và nhanh chóng

Hướng dẫn sử dụng project CHILI customer web
+ -

QUY TRÌNH LÀM VIỆC TRÊN PROJECT

Project CHILI CUSTOMER WEB

1.Phân loại trạng thái

NEW – CONTACTED – INPROGRESS – ERROR– WAITING – DELAY – APPS INSTALLED – GOLIVE – CANCEL

New: Trạng thái dịch vụ website KH mới đăng ký, mới kích hoạt
Contacted : Đã liên hệ KH hỗ trợ và đang chờ KH gửi thông tin hỗ trợ nhập liệu, thiết kế trong 30 ngày đầu tiên từ lúc setup website
Inprogress: Đang hỗ trợ kỹ thuật website
ERROR : Đang hỗ trợ lỗi kỹ thuật trên website
Waiting : Đang chờ KH trỏ tên miền chính khi đã hỗ trợ đầy đủ theo gói dịch vụ và hết thời gian hỗ trợ sau 30 ngày
Delay : KH xin gia hạn thời gian hỗ trợ nhập liệu, thiết kế, KH đăng ký nhiều web 1 lúc nên làm theo thứ tự.
Apps installed: App đã cài đặt lên website
Golive: Đã nhập đủ thông tin theo gói hoặc thông tin cơ bản nhưng KH muốn tự cập nhật hoặc quá thời gian hỗ trợ và đã trỏ tên miền chính.
CANCEL : Dịch vụ đã hủy hoặc hết hạn

2.Quy trình chuyển trạng thái task

Mới tiếp nhận : New
Sau khi email và gọi KH báo website khởi tạo thành công và nhắc KH check email → log nội dung đã trao đổi với KH vào timesheet → Chuyển sang Contactedvà gán deadline lại 3 ngày tiếp theo để gọi chăm sóc KH nhắc KH cung cấp dữ liệu, hình thiết kế banner để hoàn thiện website như thông tin đã gửi trong email.
Ở trạng thái Contactednếu sau 3 ngày KH không cung cấp thông tin hỗ trợ Specialist sẽ gọi KH nhắc và gán lại deadline của 7 ngày tiếp theo Đồng thời log vào timesheet nội dung đã gọi chăm sóc.
Trong quá trình hỗ trợ, nếu website đang hỗ trợ kỹ thuật → Để ở trạng thái Inprogress,
– Log cụ thể thông tin cần hỗ trợ khách hàng có hình ảnh đính kèm,
– Chuyển sang cho kỹ thuật
– Gắn deadline cụ thể tùy vấn đề hỗ trợ, 1-3 ngày làm việc
– Sau khi kỹ thuật xử lý xong sẽ log lại và chuyển lại cho Specialist
– Specialist log lại thông tin đã báo KH
– Chuyển về lại trạng thái mặc định hiện tại của task đó và gán lại deadline chính xác
Nếu website đã hỗ trợ nhập liệu nội dung và thiết kế banner hoàn tất theo gói, đã trỏ tên miền chính → Chuyển sang Golive.Sau đó nếu có hỗ trợ kỹ thuật thì chuyển sang Inprogress, hỗ trợ xong → Golive
Nếu website KH xin gia hạn thời gian hỗ trợ nhập liệu, thiết kế → Delay, có gán deadline cụ thể , note thông tin rõ ràng.
Nếu website đã hỗ trợ nhập liệu và thiết kế banner nhưng Kh chưa trỏ tên miền chính cho website→ Waiting, gán deadline 1 tháng liên hệ lại KH chăm sóc 1 lần. Log thông tin chăm sóc vào timesheet.
Toàn bộ app khi mới được phân công sẽ là trạng thái New, sau khi cài đặt sẽ chuyển sang trạng tháiAPPS INSTALLED, app nào KH chưa có nhu cầu hoặc đăng ký nhầm cũng chuyển APPS INSTALLED và note lại cụ thể, khi KH có nhu cầu sử dụng sẽ mở lại
Nếu website đã hủy à Cancel : Log lại thông tin cụ thể.

B. Project CHILI DESIGN & DATA

1.Phân loại trạng thái

New: Mới tạo
Inprogress: Đang xử lý
Done : Đã cập nhật hoàn tất
Cancel : Hủy task

2.Quy trình sử dụng

Khi nhận được thông tin dữ liệu và hình ảnh thiết kế banner từ KH, đã check nội dung và trao đổi với KH, hẹn deadline với KH sẽ tiến hành tạo Task trên Project CHILI DESIGN & DATA
Đặt tên Task :

+ Nhập liệu: DATA – Tên website
+ Thiết kế banner : DESIGN – Tên website

Deadline:
+ Nhập liệu: Nếu nhập từ 40-80đvt : gán deadline 4 ngày làm việc, hẹn Kh 5 ngày làm việc không tính thứ 7 chủ nhật
Nếu nhập từ 10-30 đvt : gán deadline 2 ngày làm việc, hẹn KH 3 ngày làm việc không tính thứ 7 chủ nhật
+ Banner : Thiết kế 3-5 banner : gán deadline 4 ngày làm việc, hẹn Kh 5 ngày làm việc không tính thứ 7 chủ nhật
Thiết kế 1-2 baner : gán deadline 2 ngày làm việc, hẹn KH 3 ngày làm việc không tính thứ 7 chủ nhật
Phân công :
+ Nhập liệu: Phân công cho Leader Team Data
+ Design: Phân công trực tiếp cho Designer
Mô tả:
Nội dung ngắn gọn, xúc tích, File đính kèm log vào trực tiếp trong task, Nội dung nhập liệu phải được đính kèm trong file, không nhập nội dung trực tiếp trong task, trừ các trao đổi nội bộ
Nếu file đính kèm có dung lượng lớn, không đính kèm trực tiếp được, vào OneDriver trên máy tính để đính kèm file theo thư mục cụ thể để Data vào lấy dữ liệu , note cụ thể trên Task là đã đính kèm file trên Onedriver
Tạo folder cho từng website theo đúng thư mục Data hoặc Design, web khởi tạo tháng nào sẽ tạo trong thư mục tháng đó
Website nào đã up trên Onedriver thì chỉ up trên Onedriver và ngược lại với trên task trong Project.
Quy trình chuyển đổi Task
+ Mới tạo mặc định để Task New, sau khi Data Entry và Designer thực hiện hoàn tất Task sẽ chuyển sang Done, Specialist có trách nhiệm check lại và báo KH, Riêng Design, Specialist sẽ vào lấy ảnh banner và up lên website cho KH.
+ Nếu KH yêu cầu ngưng nhập để KH tự nhập, hoặc gia hạn thời gian hỗ trợ nhập sau : Chuyển sang Cancel

LƯU Ý : Dự án sau khi hoàn thành hỗ trợ kỹ thuật – nhập liệu – thiết kế banner – trỏ tên miền chính –> Vào Project CHILI DESIGN & DATA tạo task có tiêu đề : TEST website – tên dịch vụ (.chiliweb.org), phân công cho tester, gán deadline trong ngày để tester check lại website.

STT	VẤN ĐỀ	TRIỆU CHỨNG	HƯỚNG XỬ LÝ
1	Khách hàng báo đã gửi email nhưng ticket không có	Check inbox webmail support@chili.vn, Có nhiều email chưa đọc (unread)	Lỗi do ERP không feed được email về, báo team Dev ERP CHILI xử lý.
2	Khách hàng báo đã gửi email nhưng ticket không có	Check inbox webmail support@chili.vn, Mail khách hàng gửi bị vô Junk Mail.	1)Chọn Is not Junk mail 2)Báo Tuyệt Trí kiểm tra lại rule email
3	Khách hàng báo đã gửi email nhưng ticket không có	Check inbox webmail, không thấy mail. File đính kèm có thể lớn hơn 50Mb	Khi file đính kèm lớn hơn 50Mb, sẽ có 1 email phản hồi ngay lập tức thông báo cho KH. Liên hệ KH qua điện thoại, nếu đúng thì hướng dẫn khách hàng chia nhỏ file để gửi.
4	Từ ticket báo lỗi không gửi ra được	File đính kèm lớn hơn 50Mb	Chia nhỏ ra gửi nhiều lần cho phù hợp.
5	Từ ticket báo lỗi không gửi ra được	Services SMTP bị treo	Đợi 30p, báo team Dev ERP Resend lại.

TRUNG TÂM HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG

Bài viết mới nhất

Dịch vụ Email Pro
+ -

Hướng dẫn sử dụng project CHILI customer web
+ -

Mẫu 6_2_BK chuyển đổi đơn vị quản lý MB-ĐL
+ -

Quy trình thanh lý dịch vụ – hoàn tiền
+ -

Quy trình xử lý lỗi không gửi nhận được ticket từ email
+ -

Mẫu 3_3_BK chuyển đổi đơn vị quản lý DL-DL
+ -

Xem thêm các câu hỏi thường gặp khác